Bemærk at denne jobannonce er udløbet!
Ansøgningsfristen for jobannoncen er overskredet, og stillingen kan ikke længere søges. Opslaget vises udelukkende som reference

Områdesekretær med flair for it

Banedanmark, Carsten Niebuhrs Gade 43

København, Storkøbenhavn

Indrykket
11-07-2019
Kontakt
Banedanmark, Carsten Niebuhrs Gade 43
Amerika Plads 15
2100
København Ø
Tlf
61963157
Praktisk information
Oprettet
11-07-2019
Udløber
01-08-2019
Kviknummer
330058629
Jobtype
Fuldtid
Arbejdsområde
Administration
Stillingsbetegnelse
Direktionssekretær
Erfaringer - I højere grad
Ikke angivet (Økonomi), Ikke angivet (Kontor og administration), Ikke angivet (Offentlig administration), Ikke angivet (Human Resources), Ikke angivet (Administration)
Sprog
Dansk Læse/ tale

Er du selvstændig og god til at samarbejde på alle niveauer?

Som områdesekretær i Banedanmark bliver du en del af et dedikeret hold med over 200 kolleger i området Sikring. Vi arbejder døgnet rundt på at holde alle sikringstekniske anlægselementer i hele Danmark i topform. Dette kræver administrativ understøttelse. Hvis du er kendt for at have et skarpt blik for at se organisationens behov og en serviceminded tilgang til samarbejde og opgaver, så er du måske den områdesekretær, vi søger.

Områdesekretæren har en væsentlig opgave med at bære ledelsens budskaber ud i hele organisationen. Du kommer til at sidde med mange forskelligartede opgaver og skal være god til at samarbejde på tværs, da du får kolleger og samarbejdsrelationer i hele Danmark.

Prioritering, planlægning og opfølgning

Som områdesekretær er du god til at planlægge og prioritere din hverdag, samt varetage alle de administrative opgaver, der følger med. Herudover skal du have flair for it og varetage opgaver så som fakturering, håndtering af indkøbsrekvisitioner samt bistå områdets sektionschefer i koordinering af større events og aktiviteter. Der er mange tværgående opgaver og derfor er kommunikation en væsentlig parameter for at sikre koordinering, både internt mellem de respektive sektioner i området, samt eksternt i forhold til en lang række samarbejdspartnere. Du får reference til områdechefen for Sikring, og du vil have et tæt samarbejde med divisionens ledelsessekretariat. Du vil endvidere få ansvar for selvstændig udarbejdelse af præsentationsmateriale og beslutningsoplæg.

Eksempler på opgaver:

  • Udarbejde oplæg, skrive artikler og notater
  • Referent på ledermøder
  • Gennemføre og følge op på mindre tværgående projekter
  • Tilrettelægge kommunikation på Sikrings interne Sharepoint side
  • Udarbejde rapportering
  • Understøtte og hjælpe lederne med diverse it-systemer til f.eks. fakturering, bestillinger etc.
Din kontaktflade på tværs i området vil være stor og det er derfor afgørende, at du forstår vigtigheden af god formidling, kan tage selvstændige initiativer samt bidrage aktivt til den tværgående kommunikation i området. Som områdesekretær har du også til opgave at koordinere og forberede møder samt varetage diverse administrative opgaver. Du vil herudover ind i mellem skulle varetage koordinering af mødeaktiviteter og kalenderstyring for ledergruppen.

Glad for it og sans for kvalitet

Ideelt set har du en akademisk uddannelse – præcis hvilken retning er mindre vigtigt. Du kan også have en administrativ baggrund, hvor du har flere års erfaring i en administrativ funktion. Uanset baggrund ser vi gerne, at du har erfaring fra en offentlig institution og i det hele taget interesse for at arbejde i en politisk styret organisation.

Det er væsentligt, at du har erfaring med at skrive referater og kendskab til dataopsamling og rapportering. Herudover har du gode it-kundskaber - f.eks. er du god og hurtig til at sætte dig ind i nye it-systemer - og du har et solidt kendskab til MS Office-pakken. Brugerkendskab til SAP vil være en fordel, men er ikke et krav. Da en del kommunikation foregår på engelsk, er det afgørende at du mestrer engelsk i skrift og tale på et højt professionelt niveau.

Du tager selvstændigt ansvar for dine opgaver, du går op i kvalitet, og der er ikke en finger at sætte på din korrektur. Du er detaljeorienteret og skaber struktur omkring dig. Dit servicegen er i top, hvilket vil sige, at du altid er et skridt foran. Du styrer dine opgaver med en rutineret og rolig hånd, og overblik og orden er kendetegnende for din måde at arbejde på. Samtidig er det også vigtigt, at du kan jonglere med mange bolde på én gang, inklusiv de uforudsete, der kræver hurtig handling og køligt overblik.

Herudover må du gerne være positiv, udadvendt og åben i din kommunikation samt trives med en uformel tone, da du hver dag samarbejder med mange forskellige mennesker.

Løn

Hvis du er akademiker ansættes du i forhold til A/C-overenskomsten, og lønnen fastsættes på baggrund af dine erfaringer og kvalifikationer.

Såfremt du har en administrativ baggrund er ansættelsen er omfattet af Fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det statslige område og Organisationsaftalen mellem Finansministeriet og HK Stat samt protokollat for kontorfunktionærer ansat i Banedanmark. Afhængig af kvalifikationer og erfaring udgør basislønnen for Hovedstad mellem kr. 309.650,00 årligt og kr. 25.804,17 månedligt (løngruppe 2, sats 2) og kr. 342.690,00 kr. årligt og 28.557,50 månedligt (løngruppe 3, sats 2). Hertil kommer pension. Der er evt. mulighed for at forhandle tillæg.

Ansøgning og kontakt

Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte områdechef Christian Munksgaard. Send gerne din ansøgning og CV hurtigst muligt, da vi vurderer ansøgningerne løbende. For at søge stillingen klikker du på linket "Søg stillingen" og følger instruktionerne.

Ansøg nu
Job i virksomheden

Banedanmark, Carsten Niebuhrs Gade 43

Banedanmark, Carsten Niebuhrs Gade 43
Lignende job

Stillingen er formidlet gennem The Hub

Stillingen er formidlet gennem The Hub

Stillingen er formidlet gennem The Hub
Virksomhedsinformation
Banedanmark, Carsten Niebuhrs Gade 43
Amerika Plads 15
2100
København Ø
Tlf
61963157
Praktisk information
Oprettet
11-07-2019
Udløber
01-08-2019
Kviknummer
330058629
Jobtype
Fuldtid
Arbejdsområde
Administration
Stillingsbetegnelse
Direktionssekretær
Erfaringer - I højere grad
Ikke angivet (Økonomi), Ikke angivet (Kontor og administration), Ikke angivet (Offentlig administration), Ikke angivet (Human Resources), Ikke angivet (Administration)
Sprog
Dansk Læse/ tale
Beliggenhed