Gem annonce

Institutadministrator til Institut for Nordiske Studier og Sprogvidenskab ved Københavns Universitet

KU - HUM - Fakultetet

København, Storkøbenhavn

Indrykket
08-11-2019
Kontakt
KU - HUM - Fakultetet
Karen Blixens Vej 4
2300
København S
Tlf
35324366
Praktisk information
Oprettet
08-11-2019
Udløber
24-11-2019
Kviknummer
330120966
Jobtype
Fuldtid
Arbejdsområde
Administration, HR, projektledelse og ledelse
Stillingsbetegnelse
Kontorchef
Erfaringer - I højere grad
Ikke angivet (Økonomi), Ikke angivet (Kontor og administration), Ikke angivet (Jura og retsvæsen), Ikke angivet (Offentlig administration), Ikke angivet (Human Resources), Ikke angivet (Forsvar, politi, sikkerhed), Ikke angivet (Administration)
Sprog
Dansk Læse/ tale

Institutadministrator til Institut for Nordiske Studier og sprogvidenskab ved Københavns Universitet

Institut for Nordiske Studier og sprogvidenskab (NorS) søger en dynamisk og udadvendt institutadministrator med stærke kompetencer inden for personaleledelse og relationsskabelse til at drifte og udvikle administrationen samt bidrage til den overordnede strategiske ledelse og udvikling af det samlede institut.

Stillingen er en fuldtidsstilling, der er til besættelse pr. 1. januar 2020 eller snarest derefter.

Jobbeskrivelse
Som leder af sekretariatet vil du få ansvar for den daglige ledelse, drift og udvikling af instituttets administrative funktioner. Din hovedopgave bliver at sikre den mest optimale administrative understøttelse af instituttets kerneopgaver: forskning, uddannelse og formidling. Du vil få personaleansvaret for administrationens 20 medarbejdere, der beskæftiger sig med områderne økonomi, forskningsstøtte, studieadministration, studievejledning og institutsekretariat. Du skal samtidigt sikre en sammenhængende administrativ organisering og smidige processer i forhold til samarbejdet internt på NorS samt mellem NorS og samarbejdspartnere på tværs af og uden for Københavns Universitet.

Institutadministratoren refererer til institutlederen og indgår i instituttets ledelsesteam, der pt. desuden består af viceinstitutleder for forskning, viceinstitutleder for uddannelse/studieleder og institutleder.

Som en del af institutledelsen er det væsentligt, at du både har lyst og evne til det strategiske arbejde, som omfatter hele instituttet, og kan bidrage til beslutninger og efterfølgende implementeringer af disse. Du forventes at være en dynamisk sparringspartner for institutleder og viceinstitutledere i forandringsprocesser med eksempelvis fokus på implementering af Københavns Universitets Strategi 2023 inkl. arbejdet med processer for styring i forhold til ma°l- og handleplaner, uddannelsesudvikling, intern kommunikation mm.

Ansvarsområder
Du skal

  • sta° i spidsen for drift og udvikling af den administrative understøttelse på instituttet, herunder sikre løbende optimering af denne
  • styrke personaleledelsen, herunder skabe effektive velfungerende teams, og være i løbende dialog med og give sparring til de administrative medarbejdere
  • afholde MUS for administrativt personale og opfølgning herpå inkl. sikring af den nødvendige kompetenceudvikling
  • varetage overordnet økonomistyring i tæt samarbejde med institutleder og fakultetets økonomicenter herunder budgettering, budgetopfølgning, afrapportering og forhandling af økonomiske rammer inden for KU’s budgetmodel. Desuden deltage i styring af og overblik over eksterne bevillinger, herunder sikring af overholdelse af statens og universitetets regnskabsregler
  • bidrage til strategisk fokus og fremdrift henimod instituttets mål og sikre et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø i samarbejde med den samlede institutledelse og den øvrige administration
  • sammen med den øvrige institutledelse og fakultetets kommunikationsteam sikre, at vi kommunikerer relevant og rettidigt internt på NorS såvel som eksternt
  • være sparringpartner i institutledelsen ved udarbejdelse af sagsnotater, kontrakter, høringssvar, strategioplæg, indberetninger mm.
  • planlægge institutledelsesmøder i samarbejde med den øvrige institutledelse og sikre opfølgning pa° institutledelsens beslutninger
  • sikre understøttelse af udvalg på instituttet, eksempelvis samarbejdsudvalg, forskningsudvalg og arbejdsmiljøudvalg
  • koordinere samarbejdet med fakultetets og universitetets administrative enheder
Din faglige profil
Vi forventer, at du

  • har en relevant akademisk uddannelse gerne kombineret med efteruddannelse inden for eksempelvis ledelse, HR eller økonomi
  • har minimum 5 års dokumenteret erfaring med personaleledelse, forandringsledelse og processtyring
  • har solid erfaring med etablering, løbende udvikling og ledelse af tværfaglige administrative teams, gerne inden for forsknings- og uddannelsessektoren
  • kan udøve anerkendende personaleledelse med fokus pa° at inddrage og motivere medarbejderne både individuelt og som teams
  • har stor erfaring med udvikling og implementering af effektive administrative arbejdsgange og procedurer
  • har erfaring med økonomistyring
  • kompetent kan forberede sagsnotater, indstillinger, høringssvar, afrapporteringer etc.
  • er en dygtig kommunikator både mundtligt og skriftligt på dansk og engelsk
  • er dygtig til at samarbejde og gerne går forrest i opbygningen af relationer og netværk internt på instituttet og på tværs af Københavns Universitet
  • har erfaring med at navigere i en kompleks og politisk styret organisation
  • er en kompetent bruger af it-systemer, herunder økonomistyrings- og personaleadministrationssystemer og er parat til at lære nyt, hvis instituttet har brug for det
Personlige kompetencer
Det forventes, at du

  • har en anerkendende tilgang i samarbejdet med andre
  • arbejder struktureret, er analytisk tænkende og er god til at fastholde fagligt fokus og prioritere egen og medarbejderes indsats - også ved travlhed og stramme deadlines
  • er løsningsorienteret og kan agere hurtigt og beslutsomt, men også kan vurdere hvornår der skal tid og tålmodighed til
  • både kan igangsætte og afslutte opgaver og evner at involvere de rette medarbejdere, kolleger og institutledelsen alt efter, hvilke kompetencer der er brug for
  • er god til at gå forrest i forhold til at igangsætte både faglige og sociale aktiviteter, der kan styrke sammenhængskraften og trivslen på arbejdspladsen
  • trives i en hverdag med variation i opgaver og bred kontakt til mange kolleger, hvor du spiller en vigtig rolle i fortsat at sikre og udvikle et sammenhængende institut med tæt samarbejde mellem administrationen og de faglige miljøer.
Løn- og ansættelsesvilkår
Løn og ansættelsesforhold er i henhold til overenskomst for Akademikere i staten mellem Finansministeriet og Den akademiske centralorganisation. Stillingen er en fuldtidsstilling som chefkonsulent med personaleledelse med mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Vores arbejdsplads
Institut for Nordiske Studier og Sprogvidenskab har forskning, forskningsbaseret uddannelse, formidling samt forvaltning og udvikling af samlinger og sprogteknologi som de primære opgaver.

Instituttet udgør rammen for uddannelse af 1600 studerende på BA- til ph.d.-niveau, og 165 + medarbejdere, der udfører international forskning inden for de nordiske landes sprog, litteratur, medier og kulturarv samt inden for sprogvidenskab og sprogteknologi, audiologopædi, didaktik, kommunikation og køn.

Instituttet tilbyder studie- og erhvervsvejledning og har bibliotekssamlinger, håndskrift-, person- og stednavnesamlinger, tekst- og talekorpora, laboratorie-, værksteds- og studiefaciliteter. Instituttet yder administrativ support til studerende, undervisere og forskere.

Vores kultur er kendetegnet ved, at vi er stærke fagprofessionelle profiler med stort engagement og drive og med ønsket om altid at levere den ypperste forskning, undervisning, formidling og rådgivning. Vi er et dynamisk institut i forandring og jobbet rummer gode muligheder for at være med til at sætte præg på den fremtidige udvikling.

Det Humanistiske Fakultet har ca. 10.000 studerende fordelt pa° mere end 50 forskellige fag. De humanistiske uddannelser handler om menneskets sprog, litteratur, kultur og kommunikation. Vi er ca. 800 forskere og undervisere og ca. 400 administrative medarbejdere pa° fakultetet. Vi bor ved Islands Brygge Metrostation. www.hum.ku.dk

Yderligere information fås ved henvendelse til institutleder Anne Jensen, telefon 60113145 eller mail: annejensen@hum.ku.dk

Din ansøgning
Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende en elektronisk ansøgning med bilag via Jobportalen (tryk på linket "Søg stillingen" nederst i opslaget) senest den 24. november 2019.

Stillingen ønskes besat 1. januar 2020 eller snarest derefter. Der afholdes ansættelsessamtaler i uge 47-49.

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til Institutleder Anne Jensen tlf. 6011 3145 eller mail: annejensen@hum.ku.dk

Københavns Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.



Du har ikke vedlagt dokumenter til din ansøgning. Klik på 'OK' knappen nedenfor for at sende din ansøgning alligevel, eller klik på knappen "Annuller" og vedhæft dokumenter, før du sender din ansøgning igen.

Ansøg nu
Virksomhedsinformation
KU - HUM - Fakultetet
Karen Blixens Vej 4
2300
København S
Tlf
35324366
Praktisk information
Oprettet
08-11-2019
Udløber
24-11-2019
Kviknummer
330120966
Jobtype
Fuldtid
Arbejdsområde
Administration, HR, projektledelse og ledelse
Stillingsbetegnelse
Kontorchef
Erfaringer - I højere grad
Ikke angivet (Økonomi), Ikke angivet (Kontor og administration), Ikke angivet (Jura og retsvæsen), Ikke angivet (Offentlig administration), Ikke angivet (Human Resources), Ikke angivet (Forsvar, politi, sikkerhed), Ikke angivet (Administration)
Sprog
Dansk Læse/ tale
Beliggenhed
Gem annonce